पाठ-१७
लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणाली (Computer System of Accounting)
१. कम्प्युटरको अर्थ लेख्नुहोस्।
उत्तरः– कम्प्युटर भन्नाले विभिन्न प्रकारको कार्य गर्नको लागि प्रयोग हुने एक विधुतीय औजार हो कम्प्युटर प्रयोगकर्ताले दिएको आदेशलाई भण्डारण गरी प्रक्रियागत रुपमा व्यक्त गर्दछ ।
२. कम्प्युटरका तत्त्वहरु सूचीकृत गर्नुहोस्।
उत्तरः- कम्प्युटरका तत्त्वहरु निम्न छन् ।
(क) हार्डवेयर (Hardware):- हार्डवेयर भनेको कम्प्युटरमा जडित सम्पूर्ण इलेक्ट्रोनिक्स र मेकानिकल उपकरणहरु हुन् । यसअन्तर्गत Input hardware, Output hardware, Processing hardware, Memory hardware हुन्छ।
(ख) सफ्टवेयर Software):- सफ्टवेयर भनेको विभिन्न कार्यक्रमहरु (Programs) को रुप हो। Hardware लाई प्रयोग गर्न यसको आवश्यकता पर्दछ। यो निम्न प्रकारको हुन्छ।
A. System software
a. Operating system
b. Language translator
c. Device driver
B. Application software
a. Tailored software
b. Packaged software
c. Utility software
३. कम्प्युटरको प्रयोग हुने क्षेत्रहरुबारे उल्लेख गर्नुहोस् उत्तरः- कम्प्युटरको प्रयोग निम्न क्षेत्रहरुमा हुन्छ:
(क) शिक्षा (Education):- अहिलेको समयमा शैक्षिक क्षेत्रमा कम्प्युटरको विशेष योगदान रहेको छ। अनलाइन शिक्षा तथा परीक्षा, प्रयोगात्मक कक्षा, सहजीकरण इत्यादि लाई कम्प्युटरको प्रयोगले सजिलो बनाएको छ।
(ख) स्वास्थ्य क्षेत्र (Health sector):- स्वास्थ्य क्षेत्रमा विषेश गरी रोगको निदान गर्न कम्प्युटरको आवश्यकता पर्दछ। त्यसैगरी स्वस्थ्य क्षेत्रको अनुसन्धान गर्न, अभिलेख राख्न, उपचार गर्नमा पनि यसको महत्व छ।
(ग) सञ्चार (Communication):-सुचनाको क्षेत्रमा कम्प्युटरले ठुलो भुमिका खेलेको देखिन्छ। इन्टरनेट इमेल, टेलिफोन, मोबाइल आदिको प्रयोगले सुचनाहरुलाई छिटो, छरितो, सस्तो तथा सर्वसुलभ बनाएको छ।
(घ) व्यवसाय (Business):- व्यवसायको विभिन्न कागजातहरुको अभिलेख राख्न प्रतिवेदन तयार गर्न, अनलाइन सपिङ तथा अनलाइन विज्ञापन आदिको लागि कम्प्युटरको प्रयोग महत्वपूर्ण मानिन्छ।
(ङ) बैंकिङ (Banking):-बैंकिङ क्षेत्रमा अभिलेख राख्न, प्रतिवेदन तयार गर्न, अनलाइन बैंकिङ, मोबाइल बैंकिङ, विधुतीय भुक्तानी, ABBS रकम स्थानान्तरण आदि काममा कम्प्युटरको प्रयोग महत्त्वपूर्ण रहेको देखिन्छ।
४. लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीका तत्वहरु उल्लेख गर्नुहोस्।
उत्तरः– कम्प्युटरमा आधारित लेखाविधिका विभिन्न तत्त्वहरु हुन्छन् । ती निम्न प्रकारका छन्ः
(क) हार्डवेयर (Hardware):– हार्डवेयर भन्नाले कम्प्युटर, ल्यापटप, सरभर, प्रिन्टर, स्कानर, Backup जस्ता भौतिक वस्तु पर्दछन् ।
(ख) सफ्टवेर (Software ) :- व्यवसायको वित्तीय तथ्याङ्कहरुको भण्डारण, रुपान्तरण तथा विश्लेषण गर्ने गुणस्तरीय तथा विश्वासनीय कम्प्युटर प्रोग्राम लाई सफ्टवेर भनिन्छ।
(ग) मानिस (People):-लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीमा प्रयोग हुने विभिन्न व्यक्तिहरुलाई मानिस भनिन्छ । ती आन्तरिक प्रयोगकर्ता (Cashier, accountants, finance manager) हुन भने भने बाह्य प्रयोगकर्ता (Creditor, Consultants Tax authorities) हुन्।
(घ) तथ्याङ्क (Data):-वित्तीय प्रतिवेदन तयार पार्न चाहिने प्रारम्भिक लेखासम्बन्धी कारोबारहरु नै तथ्याङ्क हुन् । प्रारम्भिक लेखासम्बन्धी जानकारीहरु बिक्री तथा खरिद आदेश, ग्राहक बिल विवरण, बहीखाता, मौज्दात व्यवस्थापन सम्बन्धी जानकारी आदि पर्दछन्।
(ङ) आन्तरिक नियन्त्रण (Internal control):-आन्तरिक नियन्त्रण भन्नाले अनाधिकृत व्यक्तिबाट कम्प्यूटर, Software तथा Server लाई जोगाउन प्रयोग हुने Password वा biometric पहिचानलाई बुझाउँछ ।
५. लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीका विशेषताहरु उल्लेख गर्नुहोस्।
उत्तरः– यसका निम्न विशेषताहरु रहेका छन्ः
(क) सरल र एकीकृतः व्यवसायका उत्पादन, मौज्दात व्यवस्थापन, वस्तु विक्री तथा खरिद जस्ता सुचनाहरुलाई एकीकृत तथा स्वचालित रुपमा सम्प्रेषण गर्दछ। फलस्वरुप यस प्रणालीले न्यून्तम लागतमा अधिकतम जानकारी प्रदान गर्दछ।
(ख) गतिः– तथ्याङ्कलाई कम्प्युटरमा प्रयोग गरिने हुँदा यसले उच्च गतिमा भण्डारित अभिलेखहरु सम्प्रेषण गर्दछ ।
(ग) शुद्धता:– कम्पयुटरको प्रयोग हुने हार्डवेयर तथा सफ्टवेयरले अभिलिखित जानकारीहरुलाई सही तथा निष्पक्ष रुपमा जानकारी प्रदान गर्दछ।
(घ) भरपर्दोः- कम्प्युटरको माध्यमबाट अधिकतम तथ्याङ्क भण्डारण गर्न सकिन्छ र सो भण्डारित सूचना आवश्यक परेको समयमा विश्वासनीय रूपमा प्रदान गर्दछ ।
(ङ) बहुमुखी:– कम्प्युटरमा लेखासम्बन्धी सफ्टवेर प्रयोग गरिने हुँदा मानिसले व्यवसायिक कारोबारहरुलाई भौचर बनाई प्रविष्टि गरेपछि आवश्यक विभिन्न प्रतिवेदनहरु जस्तै बहीखाताहरु, मौज्दात व्यवस्थापन, वित्तीय प्रतिवेदन आदि बनाउन सक्दछ।
६. लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीको महत्त्वहरु लेख्नुहोस्।
उत्तरः– लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीका महत्त्वहरु निम्न प्रकारका छन्:
(क) तीव्र प्रशोधनः मानिसले गर्नेभन्दा तीव्र गतिमा कम्प्युटरले काम गर्न सक्ने भएको हुँदा यसको प्रक्रिया तीव्र हुन्छ ।
(ख) सही सूचना:- मानिसले आफै भौचर बहीखातामा छुटाछुटै अभिलेख राख्दा छुटफुट हुन सक्छ तर कम्प्युटर प्रणालीमा भौचर तयार गरेपछि आफै अन्य काम गर्ने भएको हुँदा त्रुटी रहित जानकारी प्रदान गर्दछ।
(ग) विश्वासिलो:– कम्प्युटरले थकाइ, झन्झट नहुने हुँदा एकै प्रकृतिका काममा पनि प्रभावकारी तथा विश्वासनीयताका साथ कार्य गर्न सकिन्छ ।
(घ) सजिलै सूचना पाउनुः– एकै समयमा वा कम समयमा विभिन्न प्रयोगकर्ताले आवयश्यक जानकारी प्राप्त गर्न सक्दछ । यसमा हस्तलिखित फाइल झैँ खोज्नुपर्ने झन्झट हुँदैन ।
(ङ) अधावधिक सूचना:- सफ्टवेयरको माध्यमबाट कुनै पनि प्रकारको तथ्याङ्कमा फेरबदल हुँदा तुरुन्त त्यसले प्रभाव पार्ने खाताहरुमा यसले फेरबदल गर्ने गर्दछ । त्यसकारण यसको सुचनाहरु अवधावधि गर्नुपर्ने हुन्छ ।
७. लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीका सीमाहरु व्याख्या गर्नुहोस्।
उत्तरः– लेखाविधिमा कम्प्युटर प्रणालीका सीमाहरु निम्न प्रकार रहेका छन्ः
(क) जडानमा अधिक लागतः- कम्प्युटर प्रणालीको लेखाविधि सफ्टवेयरको आधारमा गरिने भएकोले साना व्यवसायको लागि महङ्गो पर्न जान्छ । त्यस्तै सफ्टवेयरको सञ्चालन, मर्मत सम्भार तथा Backup लागत पनि महँगो पर्दछ।
(ख) तालिमको लागतः- यो लेखाविधि सञ्चालन गर्न तालिम प्राप्त व्यक्तिको आवश्यकता हुन्छ। समय समयमा सफ्टवेयरमा भएको परिवर्तनको लागि विशेष तालिमको अवश्यकता पर्दछ।
(ग) बेरोजगारीको सम्भवनाः– कम्प्युटरको प्रयोगद्धारा लेखा अभिलेखन गर्दा मानव संसाधनको ज्यादै न्यून आवश्यकता पर्दछ । यसले गर्दा बेरोजगारीको सम्भावना बढाउँछ।
(घ) कार्य व्यवधान:- कम्प्युटरको प्रयोगले गरिरहेको काम घट्न सक्दछ र व्यवसायको कार्य वातावरण पनि परिवर्तन गर्न सक्दछ । जसले गर्दा मानवीय कार्य प्रणालीलाई यसले व्यवधान पुयाउँछ।
(ङ) प्रणालीमा व्यवधान:- हार्डवेयर, सफ्टवेयर र नेटवर्कमा समस्या आयो भने सबै अभिलिखित कारोबारहरु पनि व्यवधान सिर्जना गर्दछ। त्यस्तै System fail भएको खण्डमा केही वा सबै तथ्याङ्कहरु गुम्न सक्दछन् ।
८. कम्प्युटराइज तथा मेनुअल लेखाविधिबिच भिन्नता छुट्याउनुहोस् ।
उत्तर:- कम्प्युटराइज्ड तथा मेनुअल लेखाविधिविच भिन्नता निम्नानुसार छन्ः
| आधारहरु |
कम्प्युटराइज लेखाविधि |
मेनुअल लेखाविधि |
| अभिलेख | यस लेखाविधिअन्तर्गत कम्प्युटरको माध्यमवाट कारोबारहरुको अभिलेखन गर्दछ। | यस लेखाविधिअन्तर्गत मानिसले सबै कारोबारहरुको अभिलेखन गर्दछ। |
| प्रतिवेदन | एकपटक भौचर तयार गरिसकेपछि सफ्टवेयर मार्फत बहीखाता, सन्तुलन परीक्षण तथा वित्तीय विवरण पारिन्छ । | बहीखाता, सन्तुलन परीक्षण तथा वित्तीय विवरण मानिसद्वारा तयार पारीन्छ । |
| भण्डारण | कारोबारहरुको भण्डारण Data Bank मा गरिन्छ । | विभिन्न पुस्तिकाहरुमा भण्डारण गर्नुपर्ने हुन्छ । |
| समय | यसमा समयको बचत हुन्छ। | यसमा अधिकतम समय लाग्दछ । |
| सञ्चालन लागत | सञ्चालन लागत मर्मतसम्भार खर्चलाई छोडेर अत्यन्त न्यून लाग्दछ । | सञ्चालन लागत अधिक हुन्छ, किनकि विभिन्न पुस्तिकामा अभिलेख राख्नुपर्ने हुन्छ । |
९. कम्प्युटराइज लेखाविधिका प्रक्रियाहरु के के हुन् ?
उत्तर:- कम्प्युटराइज्ड लेखाविधि प्रक्रिया निम्न छन्ः
(क) सूचनाको स्रोतहरुको आगत, अभिलेख
(ख) सूचनाको प्रशोधन
(ग) सूचनाको भण्डारण