फाइलिङ्ग
छोटो प्रश्न उत्तर :
१. फाइलिङ्गको परिचय दिई यसका कुनै ५ ओटा उदेश्यहरुलाई छोटकरीमा उल्लेख गर्नुहोस् ।
उत्तर:-कार्यालयमा चिठीपत्र, चेक, भौचर, बिजक, करार पत्र आदि कागजपत्र कुनै पनि बेला आवश्यक पर्दा तुरुन्त पाउन सकिने गरी सुरक्षित राख्ने व्यवस्थालाई फाइलिङ्ग भनिन्छ। फाइलिङ्गका कुनै ५ ओटा उदेश्यहरुलाई निम्न अनुसार उल्लेख गरिएका छन् :
(क) महत्वपूर्ण कागजपत्रहरु संकलन गर्ने:- व्यवस्थित ढङ्गबाट महत्वपूर्ण कागजपत्रहरु संकलन गरी आवश्यक परेको समयमा प्रयोग गर्न सक्ने गरी मिलाएर राख्नु नै फाइलिङको मुख्य उदेश्य हो।
(ख) आवश्यक कागजपत्रहरु संरक्षण गर्ने:- संकलित कागजपत्रहरुलाई नच्यातिने गरी किरा मुसाबाट जोगाएर संरक्षण गरी पछिसम्म प्रयोग योग्य बनाउनु फाइलिङ्गको अर्को प्रमुख उदेश्य हो।
(ग) आवश्यक परेको समयमा प्रमाणको रुपमा प्रस्तुत गर्ने:- विभिन्न विषयमा कुनै विवाद उत्पन्न भएमा वा अदालतसम्म पूर्ण प्रमाण पेश गर्नुपर्ने भएमा आवश्यक कागजपत्रहरु प्राप्त गरी प्रमाणका रुपमा प्रस्तुत गर्न सक्ने अवस्थाको सृजना गर्ने फाइलिङ्गको उदेश्य हो।
(घ) आवश्यक जानकारी एवम् तथ्याङ्कहरु उपलब्ध गराउने:- कार्यालयका विभिन्न कार्यका लागि पूराना कागजपत्रहरुमा भएको तथ्याङ्क एवम् जानकारी उलब्ध गराउनु फाइलिङको उदेश्य हो ।
(ङ) लेखापरीक्षण सरल र मितव्ययी बनाउने:- नयाँ स्रेस्ता प्रणाली अनुसार प्रत्येक सरकारी कार्यालयमा तोकिए अनुसार एउटै ढाँचाका फारमहरु प्रयोग गरी स्रेस्ता राख्नुपर्ने व्यवस्था छ । यसरी स्रेस्ता राख्ने कार्यमा एकरुपता हुने भएकोले लेखापरीक्षण कार्य सरल र कम खर्चिलो हुन्छ ।
२. फाइलिङ्गका आठओटा आवश्यकता लेख्नुहोस् l
उत्तर :- कुनै पनि कार्यालयमा सुचारु रूपले कार्य सञ्चालन गर्न कागजपत्र एवम् अभिलेखहरू क्रमबद्ध एवम् व्यवस्थित तरिकाबाट राखिएको हुनुपर्छ । कार्यालयमा कागजातको सङ्ख्या वृद्धि हुँदै जाँदा फाइलिङ झनझन् आवश्यक हुँदै जान्छ। त्यसैले फाइलिङको आवश्यकता निम्नलिखित कारणले अझ बढी महसुस हुँदै गएको छ।
(क) भविष्यको सन्दर्भ (Reference) का लागि
(ख) नीति तथा योजना तयार गर्न
(ग) कार्यदक्षता वृद्धि गर्न
(घ) भविष्यमा प्रमाण पुयाउन
(ङ) पुराना कुरा स्मरण गराउन
(च) अभिलेख तथा पत्रहरू तुरुन्त पत्ता लगाउने
(छ) कानुनी मान्यता पूरा गर्न
(ज) कागजपत्रको सुरक्षा गर्न ।
३. फाइलिङ्ग भनेको के हो ? यसका विधिहरुको परिचय दिनुहोस् ।
उत्तर :- कार्यालयमा चिठीपत्र, चेक, भौचर, बिजक, करारपत्र आदि कागजपत्र कुनै पनि बेला आवश्यक पर्दा तुरुन्त पाउन सकिने गरी सुरक्षित राख्ने व्यवस्थालाई फाइलिङ्ग भनिन्छ । फाइलिङ्गका विधिहरु यस प्रकार छन् ।
(क) वर्णानुकम फाइलिङ:- फाइलहरुलाई वर्णमालाको अक्षर अनुसार क्रम मिलाएर राख्ने विधिलाई वर्णानुकम फाइलिङ्ग भनिन्छ । जस्तै नेपाल बैंक लिमिटेडको फाइल खडा गर्दा फाईलमा नेपाल बैंक लिमिटेड लेखिन्छ र ‘न’ वा ‘N’ लेखिएको संकेत कार्ड पछाडि सो फाइल राखिन्छ ।
(ख) सङ्ख्यात्मक फाइलिङ:– फाइलमा नाम नलेखी १,२,३,४ आदि संख्या लेखी फाइल क्रम मिलाउने तरिकालाई संख्यात्मक फाइलिङ्ग भनिन्छ । जस्तै: – सुनिता विश्वकर्माको फाइल खडा गर्नुपर्दा उनको नाम फाइलमा नराखी कुनै एक नम्बर मानौँ १०३ भनि लेखिन्छ ।
(ग) भौगोलिक फाइलिङ्ग:- फाइलहरुलाई स्थान वा ठाउँको आधारमा क्रम मिलाएर राख्ने विधिलाई भौगोलिक फाइलिङ्ग भनिन्छ । जस्तै: – कृषि विकास बैंकले आफ्नो शाखाका फाइलहरु जिल्लाका आधारमा झापा, धनुषा, धनकुटा आदि लेखी फाइल खडा गर्दछ।
घ) विषयात्मक फाइलिङ्ग:- कार्यालयमा प्राप्त भएका विभिन्न कागजपत्रलाई विषय छुट्याई क्रम मिलाएर फाइल गर्ने तरिकालाई विषयात्मक फाइलिङ्ग भनिन्छ । जस्तैः- फर्निचर एउटा विषयको फाइल भए त्यसमा मेच, टेबुल, दराज आदि सम्बन्धी सम्पूर्ण कागजात त्यसमा रहन्छ ।
४. सङ्ख्यात्मक फाइलिङ्ग विधि भनेको के हो ? यसका चार ओटा फाइदा र चारओटा बेफाइदाहरु लेख्नुहोस् ।
उत्तर:- फाईलमा नाम नलेखि १,२,३,४ आदि सङख्या लेखि फाइल क्रम मिलाउने तरिकालाई सङ्ख्यात्मक फाइलिङ्ग भनिन्छ ।
यसका चारवटा फाइदाहरु यसप्रकार छन् :-
(क) यो विधिमा बढि लचिलोपन हुन्छ ।
(ख) फाइलहरु गोप्य रहन्छन् ।
(ग) क्रम मिलाउन सजिलो हुन्छ ।
(घ) फाइलको संख्या धेरै हुने कार्यालका लागि बढि उपयोगी हुन्छ ।
यसका चारवटा बेफाइदाहरु यसप्रकार छन् :-
(क) सबै कार्यालयका लागि उपयोगी हुँदैन ।
(ख) यो विधि बढि खर्चिलो हुन्छ ।
(ग) फाइल मिलाउन समय लाग्ने हुन्छ ।
(घ) यो विधि बुझ्न कठिन छ ।
५. लम्ब वा ठाडो फाइलिङ्ग विधि भनेको के हो ? यसका चारवटा फाइदाहरु र चारवटा बेफाइदाहरु लेख्नुहोस् ।
उत्तर :- दराजमा कागजपत्रहरु राखिएको फाइललाई माथि फर्काएर एकलाई अर्कोमा अडेस लगाई राखिने विधिलाई ठाडो फाइलिङ्ग विधि भनिन्छ ।
यस विधिका चारओटा फाइदाहरु यस प्रकार छन : –
(क) यो विधि बढि उपयोगी र वैज्ञानिक छ।
(ख) यसमा कागजपत्रहरु राख्न र झिक्न सजिलो छ।
(ग) यो विधिमा समयको बचत हुन्छ।
(घ) यो विधिमा गोपनियता हुन्छ ।
यस विधिका चारओटा बेफाइदाहरु यस प्रकार छन :
(क) एउटा कागज निकाल्दा अरु पनि निस्कने डर हुन्छ ।
(ख) बढि खर्चिलो हुन्छ।
(ग) धेरै ठाउँको आवश्यकता पर्छ ।
(घ) सानो कार्यालयका लागि अनुपयोगी हुन्छ ।
६. धरातल वा समतल फाइलिङ्ग विधि भनेको के हो ? यसका चारवटा फाइदाहरु र चारवटा बेफाइदाहरु लेख्नुहोस् ।
उत्तर:-कागजपत्रहरूलाई एकमाथि अर्को खप्ट्याएर फाइल गरिन्छ भने त्यसलाई धरातल फाइलिङ्ग भनिन्छ । यस्ता फाइलहरूमा शीर्षक लेख्दा वर्णात्मक, सङ्ख्या, विषय वा भौगोलिक कुनै पनि आधारमा राख्न सकिन्छ ।
धरातल फाइलिङ्गका फाइदाहरू यसप्रकार छन्।
(क) सरल
(ख) फाइल पत्ता लगाउन सजिलो
(ग) लचिलोपन
(घ) कागजपत्र सुरक्षित हुने
(ङ) कम खर्चिलो ।
धरातल फाइलिङका बेफाइदाहरू यसप्रकार छन्।
(क) बीचको फाइल निकाल्न अप्ठ्यारो
(ख) फाइल वा कागजपत्र झिक्न समय बढी लाग्ने
(ग) अर्को व्यक्तिलाई फाइल पत्ता लगाउन गाह्रो
(घ) क्रम मिलाउन गाह्रो
(ङ) कागजमा प्वाल पार्दा अक्षर वा अङ्कमा प्वाल पर्ने डर।
७. परम्परागत फाइलिङ्गको परिचय दिदै मिसिल प्रणाली र बाकस फाइल प्रणाली बीचको अन्तर केलाउनुहोस् ।
उत्तर :- फाइलिङ्गका आधुनिक प्रणाली अपनाउनु अगाडि नेपालमा चलनचल्तीमा रहेका फाइलिङ प्रणालीलाई परम्परागत फाइलिङ भनिन्छ । मिसिल फाइल प्रणाली र बाकस फाइल प्रणाली बिचको अन्तर यस प्रकार छन् ।
| मिसिल फाइल प्रणाली | बाकस फाइल प्रणाली |
| (क) कुनै विषयसँग सम्बन्धित सुरु कारबाहीको कागजतपत्र देखी लिएर त्यसको अन्तिम फैसला भएको सम्पूर्ण कागजपत्रहरु राखिएको फाइललाई मिसिल फाइल प्रणाली भनिन्छ। | (क) काठ, धातु बा बाक्लो कागजको बाकसमा कागजपत्र राख्ने विधिलाई बाकस फाइल प्रणाली भनिन्छ। |
| (ख) यो प्रणाली खासगरी अदालतमा प्रचलित छ । | (ख) यो प्रणली सरकारी अड्डा, मालपोत र अदालतमा पनि प्रचलित छ। |
| (ग) यस प्रणालीमा कागजपत्रहरुलाई सिलसिलेवार नम्बर चढाई तारले छेउमा प्वालपारी वा पन्च गरी फाइलमा राखिन्छ। | (ग) यस प्रणालीमा कागजपत्रहरुलाई एक पछि अको गरी बाकस नभरिएसम्म थप गर्दै चाङ लगाएर राखिन्छ। |