कार्यालय कार्यविधि
छोटो प्रश्न उत्तर :
१. टिप्पणीको अर्थ लेख्नुहो। टिप्पणी तयार पार्दा ध्यान दिनुपर्ने कुनै ५ ओटा बुंदाहरु लेख्नुहोस्।
उत्तर:-कुनै महत्वपूर्ण कुरामा निर्णय वा नितिनिर्धारण गर्न चाहिने आवश्यक तथ्यहरु संकलन गरी टिपोट गरेर अधिकार प्राप्त अधिकारीबाट निर्णय गराउनुलाई टिप्पणी भनिन्छ।
टिप्पणी तयार पार्दा ध्यान दिनुपर्ने कुनै ५ वटा बुंदाहरु यस प्रकार छन् ।
(क) जुन विषयको टिप्पणी लेखिने हो सो समस्याको छोटकरी विवरण स्पष्ट उल्लेख गर्नुपर्छ ।
(ख) परेको समस्या खुलाई विश्लेषण गरेर वास्तविकता प्रस्तुत गर्नुपर्दछ ।
(ग) टिप्पणीको विषयवस्तुसँग सम्बन्धित सम्पूर्ण कागजातहरु क्रमिक रुपले पञ्जिका बनाई राख्नुपर्छ ।
(घ) समस्या भित्र परेका नीतिसम्बन्धी कुराहरु राम्रोसँग टिप्पणीमा दर्शाउनुपर्छ।
(ङ) टिप्पणी तयार पारिसकेपछि फेरी राम्ररी पढेर तथा रुजु गरेर निर्णयका लागि आवश्यक कागजपत्र छ कि छैन हेरेर मात्र सही गर्नुपर्छ ।
२. प्रतिवेदनको अर्थ के हो ? प्रतिवेदन तयार गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुनै ५ वटा बुंदाहरु लेख्नुहोस् ।
उत्तर:-कार्यालय, आयोग, समिति तथा सङ्घसंस्थाहरुले तोकिएको एक निश्चित अवधिमा गरेको काम कारवाही झल्किने गरी तयार पारिएको संक्षिप्त स्वरुपलाई प्रतिवेदन भनिन्छ।
प्रतिवेदन तयार पार्दा निम्न लिखित कुराहरुमा ध्यान दिनुपर्छ।
(क) प्रतिवेदनको विषय छोटकरीमा उल्लेख गरी त्यसको शीर्षक, विषय तथा परिचयको बारेमा राम्ररी तयार गरिनुपर्छ।
(ख) प्रतिवेदन तयार गर्दा निश्चित समय तोकिएको हुनाले समयको अवधि स्पष्ट हुनुपर्दछ।
(ग) अध्ययन अनुसन्धानबाट पत्ता लागेका कुराहरुको कार्यान्वयनमा सुझाव दिने तथा त्यसबाट पर्न सक्ने असरको बारेमा विवेकपूर्ण ढंगबाट विवेचना गर्नुपर्छ।
(घ) प्रतिवेदन तयार गर्दा पाठक वर्गलाई समेट्ने गरी भाषा शैलीको प्रयोग गर्नुपर्दछ।
(ङ) प्रतिवेदनको अन्तमा तयार गर्ने व्यक्ति, समूह वा सम्बन्धित अधिकृतको दस्तखत र मिति राख्नुपर्दछ।
३. प्रतिवेदन कति प्रकारका हुन्छन् । वर्णन गर्नुहोस् ।
उत्तर:-प्रतिवेदन विभिन्न प्रकारका हुन्छन् । जसमध्ये ५ ओटा प्रतिवेदहरुको वर्णन निम्न अनुसार गरिएका छन् :
क) सरकारी प्रतिवेदन :- सरकारी प्रयोजनका लागि सरकारकै तर्फबाट तयार गरिने प्रतिवेदनलाई सरकारी प्रतिवेदन भनिन्छ । जस्तै : – आर्थिक सर्वेक्षण ।
(ख) लेखापरीक्षण प्रतिवेदन:- सरकारी कार्यालय, व्यवसायिक संघ संस्था, कम्पनी आदिले सञ्चालन गरेका आर्थिक कारोबारहरुको स्रेस्ता प्रचलित नियमअनुसार नियमित छ वा छैन त्यसको परीक्षण गरी लेखापरिक्षकद्वारा तयार पारिएको प्रतिवेदनलाई लेखापरीक्षण प्रतिवेदन भनिन्छ।
(ग) वार्षिक प्रतिवेदन:- कुनै पनि संवैधानिक निकाय, मन्त्रालय, संघसंस्था, समिति आदिले आफूले वर्ष दिनभरि गरेको क्रियाकलापका बारेमा उल्लेख गरि तयार गरिएको प्रतिवेदनलाई बार्षिक प्रतिवेदन भनिन्छ ।
(घ) समिति वा आयोग प्रतिवेदन:- विशेष कामका लागि स्थापित वा गठित समितिले सो कार्य सम्बन्धि जाँचबुझ, अनुसन्धान आदि गरि सकेपछि दिने विवरणलाई समिति वा आयोग प्रतिवेदन भनिन्छ ।
(ङ) शैक्षिक अनुसन्धान प्रतिवेदन:- विधार्थीहरुले आफ्नो शैक्षिक कालमा वा अध्ययनको समाप्तिमा कुनै विषयमा आवश्यक अनुसन्धान तथा जाँच बुझ गरी लेख्ने विवरणलाई शैक्षिक अनुसन्धान प्रतिवेदन भनिन्छ।
४. प्रस्ताव भनेको के हो ? यो कति प्रकारका हुन्छन् ?
उत्तर:-सभामा छलफल गरेर निर्णयमा पुग्नको लागि विषय निश्चित गरी प्रस्तुत गरिने कागजपत्रलाई प्रस्ताव भनिन्छ । कम्पनीको सधारण सभा, सङघसंस्थाहरुको सभा, मन्त्रिपरिषद आदिमा छलफल गरी निर्णय लिन प्रस्तुत गरिने सबै विषयहरु प्रस्तावका रुपमा नै पेस गरिएका हुन्छन्।सामान्यतया प्रस्ताव दुई प्रकारका हुन्छन् ।
(क) साधारण प्रस्तावः- कम्पनीले साधारण सभामा स्रेस्ता स्वीकृति दिने, लाभांश शेषित गर्ने, सञ्चालकको निर्वाचन गर्ने, लेखापरीक्षकको नियुक्ति गर्ने जस्ता प्रस्तुत हुने प्रस्तावलाई साधारण प्रस्ताव भनिन्छ । यो प्रस्ताव कम्पनी वा संस्थाको नियमित बैठक वा साधारण सभामा पेस गरिन्छ । यो प्रस्ताव साधारण सभाका सदस्यहरुको सामान्य बहुमतबाट पारित हुन्छ ।
(ख) विशेष प्रस्ताव:- कम्पनीको प्रबन्धपत्र र नियमावलीमा कुनै परिवर्तन गर्नुपर्ने भएमा कम्पनीको नाम परिवर्तन गर्नुपर्ने भएमा, पूंजी परिवर्तन गर्नु परेमा, कम्पनीको खारिजी आदि कार्य गर्नका लागि पेस हुने प्रस्तावलाई विशेष प्रस्ताव भनिन्छ । यो प्रस्ताव अपर्झट बोलाईने विशेष सभामा पेश गरिन्छ । यो प्रस्ताव ७५% मत बाट मात्र पारित हुन्छ ।
५. प्रस्ताव भनेको के हो ? साधारण प्रस्ताव र विशेष प्रस्ताव बिच भिन्नता देखाउनुहोस् ।
उत्तर:-सभामा छलफल गरेर निर्णयमा पुग्नको लागि विषय निश्चित गरी प्रस्तुत गरिने कागजपत्रलाई प्रस्ताव भनिन्छ । कम्पनीको सधारण सभा, सङघसंस्थाहरुको सभा, मन्त्रिपरिषद आदिमा छलफल गरी निर्णय लिन प्रस्तुत गरिने सबै विषयहरु प्रस्तावका रुपमा नै पेस गरिएका हुन्छन्।
साधारण प्रस्ताव र विशेष प्रस्ताव बिच भिन्नता यस प्रकार छन्।
| साधारण प्रस्ताव | विशेष प्रस्ताव |
| क) कम्पनीले साधारण सभामा स्रेस्ता स्वीकृति दिने,लाभांश शेषित गर्ने, सञ्चालकको निर्वाचन गर्ने, लेखापरीक्षकको नियुक्ति गर्ने जस्ता प्रस्तुत हुने प्रस्तावलाई साधारण प्रस्ताव भनिन्छ।
|
क) कम्पनीको प्रबन्धपत्र र नियमावलीमा कुनै परिवर्तन गर्नुपर्ने भएमा, कम्पनीको नाम परिवर्तन गर्नुपर्ने भएमा, पूंजी परिवर्तन गर्नु परेमा, कम्पनीको खारिजी आदि कार्य गर्नका लागि पेस हुने प्रस्तावलाई विशेष प्रस्ताव भनिन्छ। |
| (ख) यो प्रस्ताव कम्पनी वा संस्थाको नियमित बैठक वा साधारण सभामा पेस गरिन्छ । | (ख) यो प्रस्ताव अपर्झट बोलाईने विशेष सभामा पेश गरिन्छ। |
| (ग) यो प्रस्ताव साधारण सभाका सदस्यहरुको सामान्य बहुमतबाट पारित हुन्छ। | (ग) यो प्रस्ताव ७५% मत बाट मात्र पारित हुन्छ । |